FAQ

Sie haben Fragen? Schauen Sie doch mal ob Ihre Antwort hier bereits dabei ist. Unsere FAQ´s werden laufend aktualisiert.

• EDI-INVOIC -> Ab wann lohnt es sich INVOIC einzurichten?

  In der Regel binden wir bei einem Rechnungsvolumen von mehr als 300 Belegen pro Jahr über INVOIC an.

• EDI-ORDERS -> Welches Bestellvolumen braucht es für ORDERS?

  Um ORDERS sinnvoll zu nutzen ist es ratsam ein Bestellvolumen von 300 Bestellungen/Jahr zu generieren. Dazu sollte die Dummy-Quote der Artikel unter 10 % liegen.

• EDI INVOIC/ORDERS -> Braucht es einen Vertrag um EDI-Datenaustausch zu betreieben?

  Ja, es wird vorab ein GS1-Vertrag geschlossen um alle rechtlichen Inhalte zu vereinbaren.

• E-Mail-Invoice -> Welches Dateiformat muss die Rechnung haben?

  Bitte senden Sie uns Ihre Rechnungen ausschließlich als PDF-Datei zu. Andere Formate wie jpg, doc, png usw sind keine sicheren Formate und können von uns nicht verarbeitet werden.

• E-Mail-Invoice -> Wie viele Rechnungen dürfen in einer Mail sein?

  Wenn nur Rechnungen übertragen werden, dann können mehrere Rechnungen in einer E-Mail angehängt werden. Achten Sie aber darauf, dass pro Rechnung eine PDF-Datei erzeugt wird.

• E-Mail-Invoice -> Kann ich Anlagen wie Lieferscheine mitschicken?

  Ja, das geht. Wenn Sie Anlagen mitsenden, senden Sie bitte pro E-Mail eine Rechnung und die dazugehörige Anlage. Die Anlage muss als seperate PDF-Datei in der Mail ersichtlich sein. Verzichten Sie auf weitere Rechnungen in der gleichen Mail, da wir sonst nicht zuordnen können zu welcher Rechnung die Anlage gehört.

• E-Mail-Invoice -> Kann ich Informationen zur Rechnung als E-Mail-Text mitschicken?

  Nein, es werden nur E-Mail-Anhänge verarbeitet. Textinhalte aus den E-Mails selbst können wir bei der anschließenden elektronischen Verarbeitung nicht berücksichtigen. Alle wichtigen Informationen geben Sie bitte auf der Rechnung an.

• E-Mail-Invoice -> Was kann ich alles an die Rechnungseingangspostfächer schicken?

  Unser Postfach ist nur zum Empfang von Rechnungen/Gutschriften/Mahnungen eingerichtet.

  Werbungen, Preislisten, Anfragen, Differenzklärungen usw. werden hierüber nicht verarbeitet oder beantwortet. Angebote senden Sie bitte direkt an den Anfrager zurück.

• Papierversand -> Für manche Adressen benötige ich GLN-Nr. Was ist das und woher bekomme ich diese?

  GLN-Nummern sind "Globale Lokalisations-Nummern" die für jeden Betrieb vergeben werden. Mit diesen können wir unsere Eingangsrechnungen einem Betrieb oder Bereich eindeutig zuordnen.

  Die aktuelle GLN-Nr. erhalten Sie vom jeweiligen bestellenden Betrieb.

• Papierversand -> Warum gibt es so viele verschiedene Adressen in der BayWa?

  Auf Grund unserer technischen und strukturellen Aufteilung der verschiedenen Sparten müssen wir unsere Rechnungseingangspostfächer trennen um unsere Eingangsrechnungen im Nachgang in die verschiedenen Bereiche zuordnen zu können.